miércoles, 18 de octubre de 2017

CARACTERÍSTICAS DE MEMORANDUM

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,  Memorándums,  Memorandos o Memorándumes).

La estructura del documento consta de las siguientes partes:
  • Nombre(s) de a quien se dirige
  • Nombre(s) del remitente(s)
  • Fecha
  • Asunto
  • Escrito redactado brevemente.
  • Firma(s)
Requisitos:

  • Debe ser un mensaje corto, claro y contundente.
  • Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente.
  • Debe usarse para comunicar alguna información relevante, de forma rápida, como: solicitudes de informes, remisión de informes, resoluciones, peticiones, etc.
  • Se trata de un documento de índole interna, exclusivamente.
  • No puede sobre pasar una cuartilla
  • Lleva como título: Memorando

CARACTERÍSTICAS DE OFICIO



Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

  • Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
  • Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
  • Lugar (puede ser opcional)
  • Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
  • Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
  • Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
  • Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
  • Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
  • Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
  • Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
  • Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

lunes, 25 de septiembre de 2017

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación tiene cuatro funciones primordiales dentro de un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información.

La comunicación actúa de varias maneras para controlar el comportamiento de los miembros. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y reglas formales que se exige acaten los empleados.

La comunicación favorece la motivación porque les aclara a los individuos lo que deben hacer, qué tan bien lo están haciendo, y cómo podrían mejorar si su rendimiento fuera insatisfactorio. El establecimiento de metas específicas, la retroalimentación del progreso hacia ellas y el reforzamiento del comportamiento deseado estimulan la motivación y requieren de la comunicación.

La comunicación que tiene lugar lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por medio del cual los miembros expresan tanto sus frustraciones como sus sentimientos de satisfacción. Por tanto, la comunicación ofrece un medio para la expresión emocional de los sentimientos, así como para satisfacer las necesidades sociales.

La última función de la comunicación consiste en facilitar la toma de decisiones. La comunicación proporciona que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, gracias a la transmisión de los datos requeridos para identificar identificar y evaluar las alternativas.

martes, 19 de septiembre de 2017

FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados. Normalmente se había contemplado con mayor fuerza a la comunicación de forma descendente, pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organización solamente fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior, existirán problemas de comunicación de gran impacto en la organización. En términos generales para que la comunicación sea eficaz en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir, comunicación de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la comunicación, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o similar; así como también existe la comunicación diagonal (se presenta entre los trabajadores de distintos niveles jerárquicos, aún sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles).
 

REDES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA


Se pueden definir como aquellas estructuras formales creadas por las empresas para hacer llegar la información a sus miembros.
De la elección de una estructura óptima o no, dependerá la eficacia o no de los procesos de comunicación, repercutiendo de forma decisiva en el clima laboral de la empresa.
Hay diferentes Tipos de Redes:
  1. Red en Cadena: La comunicación tiene lugar entre las personas que se encuentran más próximas, suele ser a través de los distintos niveles jerárquicos, es decir del jefe al mando intermedio y de este al trabajador y viceversa.
  2. Red en Círculo: La comunicación circula libremente entre todos, con independencia de su rango jerárquico. La comunicación es más lenta y se utiliza para resolver problemas complejos. Ejemplo, las reuniones, círculos de calidad.
  3. Red en Estrella: En este caso la comunicación está centralizada por el líder o jefe, que es quien se encarga de transmitir la información al resto de miembros. Es propia en empresas de organización tradicional.
  4. Red de varias direcciones o vías múltiples: Hay comunicación entre todos los miembros y en todas direcciones, lo que permite que la satisfacción de los miembros sea alta, al hacerles sentir parte integrante de la empresa.

sábado, 16 de septiembre de 2017

UNIDAD 2 - COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional (conocida también como comunicación corporativa cuando se trata de una empresa, o comunicación institucional cuando se trata de una institución pública) consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones).
Si la organización es una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:
  • Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
  • Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
  • Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.
La comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y el buen rendimiento de una empresa dependen plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Hay diversos tipos de comunicación en una organización.

lunes, 11 de septiembre de 2017

CARTA DE PRESENTACIÓN

Apreciable Lic. Ulises:

Siendo aspirante de la carrera de Contaduría Pública del Instituto Tecnológico de Tijuana, con experiencia en sistemas informáticos y en contabilidad, estoy interesada en la vacante de asistente contable que se encuentra dentro de la empresa. 

Podrá observar en el currículum que anexe, que poseo habilidades que se necesitan para obtener ese puesto, tales como conocimientos contables y responsabilidad.

Tras llevar tiempo trabajando para la empresa, me gustaría brindar de mis capacidades para hacer de ella un lugar eficiente y con buen ambiente, logrando satisfacer las necesidades que se lleguen a presentar. 

Puede localizarme en el número 664-555-5555 de 12:00 a 20:00, para agendar una cita y hablar más a fondo sobre como podría cubrir dicho puesto.

Agradezco de antemano su amable consideración.

J.S.