Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:
- Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
- Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
- Lugar (puede ser opcional)
- Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
- Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
- Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
- Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
- Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
- Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
- Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
- Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.
