Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.
Para la redacción correcta y clara de la carta formal se deberá atender los siguientes puntos:
- La información del destinatario y del escribiente deberán figurar claras y ser bien legibles, deben contener los logos correspondientes y siempre colocados en el lugar correcto para tales fines.
- Es aconsejable ordenar previamente todas las ideas antes de su inicio y seguir una guía que resulte ordenada y bien precisa. Se usarán preferiblemente frases cortas y se prestará mucha atención a la corrección ortográfica evitando cometer faltas severas y excesos de redacción.
- Es muy importante también que se entienda el motivo de la carta y que quede claro el mensaje a transferir de modo que la idea quede correctamente plasmada en la carta formal.
Partes de la carta:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es quien envía la carta.
