CARACTERÍSTICAS DE CARTA

Para redactar una carta formal se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos, pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena redacción. Son tipos de cartas o notas que tienen muchos destinos y  pueden ser empleadas de diferentes maneras.
Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.

Para la redacción correcta y clara de la carta formal se deberá atender los siguientes puntos:

• La información del destinatario y del escribiente deberán figurar claras y ser bien legibles, deben contener los logos correspondientes y siempre colocados en el lugar correcto para tales fines.
• Es aconsejable ordenar previamente todas las ideas antes de su inicio y seguir una guía que resulte ordenada y bien precisa. Se usarán preferiblemente frases cortas y se prestará mucha atención a la corrección ortográfica evitando cometer faltas severas y excesos de redacción.
• Es muy importante también que se entienda el motivo de la carta y que quede claro el mensaje a transferir de modo que la idea quede correctamente plasmada en la carta formal.

Partes de la carta:

- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.

- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.

- Firma clara.

La carta también se compone de:

- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

- Remitente: es quien envía la carta.

CARACTERÍSTICAS DEL CIRCULAR

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.

Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.

Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.

Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Partes: 

• Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
• Fecha. Se escribe el día, mes y año. 
• Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas. 
• Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. 
• Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
• Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. Atentamente, cordialmente.
• Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

CARACTERÍSTICAS DE MEMORANDUM

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,  Memorándums,  Memorandos o Memorándumes).

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)

Requisitos:

• Debe ser un mensaje corto, claro y contundente.
• Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente.
• Debe usarse para comunicar alguna información relevante, de forma rápida, como: solicitudes de informes, remisión de informes, resoluciones, peticiones, etc.
• Se trata de un documento de índole interna, exclusivamente.
• No puede sobre pasar una cuartilla
• Lleva como título: Memorando

CARACTERÍSTICAS DE OFICIO

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación tiene cuatro funciones primordiales dentro de un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información.

La comunicación actúa de varias maneras para controlar el comportamiento de los miembros. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y reglas formales que se exige acaten los empleados.

La comunicación favorece la motivación porque les aclara a los individuos lo que deben hacer, qué tan bien lo están haciendo, y cómo podrían mejorar si su rendimiento fuera insatisfactorio. El establecimiento de metas específicas, la retroalimentación del progreso hacia ellas y el reforzamiento del comportamiento deseado estimulan la motivación y requieren de la comunicación.

La comunicación que tiene lugar lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por medio del cual los miembros expresan tanto sus frustraciones como sus sentimientos de satisfacción. Por tanto, la comunicación ofrece un medio para la expresión emocional de los sentimientos, así como para satisfacer las necesidades sociales.

La última función de la comunicación consiste en facilitar la toma de decisiones. La comunicación proporciona que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, gracias a la transmisión de los datos requeridos para identificar identificar y evaluar las alternativas.

FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados. Normalmente se había contemplado con mayor fuerza a la comunicación de forma descendente, pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organización solamente fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior, existirán problemas de comunicación de gran impacto en la organización. En términos generales para que la comunicación sea eficaz en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir, comunicación de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la comunicación, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o similar; así como también existe la comunicación diagonal (se presenta entre los trabajadores de distintos niveles jerárquicos, aún sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles).

 

REDES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA

Se pueden definir como aquellas estructuras formales creadas por las empresas para hacer llegar la información a sus miembros.

De la elección de una estructura óptima o no, dependerá la eficacia o no de los procesos de comunicación, repercutiendo de forma decisiva en el clima laboral de la empresa.

Hay diferentes Tipos de Redes:

1. Red en Cadena: La comunicación tiene lugar entre las personas que se encuentran más próximas, suele ser a través de los distintos niveles jerárquicos, es decir del jefe al mando intermedio y de este al trabajador y viceversa.
2. Red en Círculo: La comunicación circula libremente entre todos, con independencia de su rango jerárquico. La comunicación es más lenta y se utiliza para resolver problemas complejos. Ejemplo, las reuniones, círculos de calidad.
3. Red en Estrella: En este caso la comunicación está centralizada por el líder o jefe, que es quien se encarga de transmitir la información al resto de miembros. Es propia en empresas de organización tradicional.
4. Red de varias direcciones o vías múltiples: Hay comunicación entre todos los miembros y en todas direcciones, lo que permite que la satisfacción de los miembros sea alta, al hacerles sentir parte integrante de la empresa.